Prioritäten setzen heißt auswählen, was liegen bleiben soll.
Helmar Nahr
In der allerersten Folge von 24Stories begrüßt Kathrin Pichler als zweiten Gast Philip Pircher. Er bezeichnet die persönliche und geschäftliche Weiterbildung als seine große Passion. Bereits in der Schulzeit gründete er die Medienagentur Web and Grow, in der er heute als Geschäftsführer tätig ist. Seinen Alltag und seine Freizeit gestaltet er nach dem Ziel, eine „bessere Version“ von sich und seinem Umfeld zu kreieren. Philip liebt es, in Gesellschaft zu sein und andere mit seiner positiven Einstellung zu inspirieren.
Gemeinsam mit meinem Geschäftspartner führe ich die Medienagentur Web and Grow. Wir helfen Unternehmen dabei, sich im Onlinebereich richtig zu positionieren und dadurch ihren Umsatz zu steigern.
Unsere Arbeit strukturieren wir in spannende Projekte mit interessanten Kunden aus verschiedensten Branchen. Die meisten Projekte laufen parallel und mehrere Zusammenarbeiten auch langfristig.
Meine größte Herausforderung ist es, alle Projekte und Aufgaben des Teams im Überblick zu behalten, dabei im Fokus zu bleiben und die wichtigen strategischen Aufgaben des Unternehmens selbst dabei nicht aus den Augen zu verlieren.
Immer wenn ich auf mein 24 blicke, das eigentlich rund um die Uhr aufgeschlagen auf meinem Schreibtisch liegt, übergibt mich ein Gefühl von Ruhe und ein entspanntes “ich habe alles unter Kontrolle”.
In meinem Team verwenden wir eine Projektmanagementsoftware und auch sonst nutze ich viele digitale Helfer und schreibe sogar meine Notizen nur noch auf dem Tablet.
Trotzdem liebe ich es, meine To-dos in Papierform zu strukturieren und zu gliedern. Zentraler Sammelpunkt aller Aufgaben ist immer noch unsere Software. Jeden Freitag veranstalten wir intern ein Projektmanagement-Meeting und aktualisieren die Wochen- und Monatsziele.
Jeden Abend plane ich dann meinen nächsten Arbeitstag, indem ich meine Aufgaben am PC ordne und dann nach Priorität und in Zeitblöcke in mein Wentiquattro eintrage. Auch meinen Wochenkalender übertrage ich jeden Sonntag in das Buch und halte meine Termine aktuell.
Die Eisenhower-Matrix nutze ich für größere Wochenthemen, strategische Aufgaben der Agentur oder meine persönlichen Weiterbildungsmaßnahmen.
Für meine Erfolgsliste verwende ich auch weiterhin mein eigenes Buch, das ich schon seit einigen Jahren täglich fülle. Die Notizen und allgemeine Gedanken zu meiner Woche sammeln sich dann in meinem digitalen Journal auf Evernote.
Als wichtigste Veränderung fallen mir gleich 2 Punkte ein: Gelassenheit und realistische Einschätzung.
Während meiner Schulzeit gründete ich das Unternehmen und führte erste Testprojekte durch, damals hatte ich alle Aufgaben problemlos im Kopf. Mit mehr Kunden kamen dann mehr Aufgaben und auch mehr Verantwortung. Oft lag ich nachts im Bett und plötzlich fiel mir die eine Sache ein, die ich unbedingt morgen machen musste und keinesfalls vergessen durfte. Auch kam es häufig vor, dass ich mich gestresst fühlte. Nicht von den vielen Aufgaben, wir hatten genügend Zeit, um alles zu erledigen, sondern viel eher stresste mich der Gedanke, nichts vergessen zu dürfen.
Eine digitale To-do-Liste half, brachte aber ganz neue Probleme. Ich öffnete Montag morgens die App und hatte 32 Aufgaben vor mir, wusste nicht wo anfangen und war dann meist frustriert, wenn abends noch gut die Hälfte übrig blieben. So zog sich das einige Monate weiter und ich begann schließlich in der App mit Farben zu priorisieren.
Das Timeboxing in Wentiquattro hob mein Zeitmanagement auf ein neues Level. Ich begann nun am Vorabend meinen Tag zu planen und schlafe dadurch so gelassen wie nie. Meine vielen Termine sind in der Wochenansicht sofort erkenntlich und ich habe einen Überblick, an welchem Tag ich wie viel Zeit übrig bleibt.
Erstmals erkenne ich, dass zwischen Kundenterminen, Team Meetings und Besprechungen an so manchen Tagen nur wenige Stunden übrigbleiben. Früher hätte ich in meiner App gleich viele Arbeiten wie an einem normalen Tag bereitgelegt und mich dann gewundert, dass ich gar nicht vorankomme. Heute plane ich mir an diesen Tagen bewusst nur das wichtigste ein und delegiere oder verschiebe den Rest.
Diese realistische Einschätzung der Ressourcen ist nicht nur für mein Stresslevel und Wohlbefinden, sondern auch für die Kommunikation mit den Kunden extrem wichtig.
Und damit nicht genug! Durch das Timeboxing fällt es mir leicht, konzentriert zu bleiben und in den Flow zu kommen. Ich merke einfach, dass ich produktiver bin. Kleiner Tipp, vergiss vor lauter Timeboxing nicht, auch mal Pausen einzuplanen 😉
Lange dachte ich, dass das die Lösung sei. Ich habe zu viel zu tun? Ich komm nicht nach? Ich muss wohl einfach produktiver sein…. Falsch.
Viel wichtiger als mehr zu tun ist es, die richtigen Dinge zu tun. Ich kannte die Eisenhower-Matrix bereits, habe sie aber bisher nur 1-2x verwendet. Zu groß war der Aufwand, wöchentlich die Quadranten zu zeichnen und bald geriet die Technik in Vergessenheit. Durch den tollen Aufbau und Struktur von Wentiquattro ist die wöchentliche Matrix nicht zu übersehen. Ich nutze sie hauptsächlich für “übergeordnete” Dinge und meine private Weiterbildung oder Sport.
Als Fazit kann man sagen: ich bin echt begeistert (vielleicht hat man es aus meinen Zeilen gemerkt). Kathrin vereinte in ihrem Buch einen passenden Wochenkalender mit den wichtigsten Produktionstechniken und hilft dir dabei, noch gelassener zu werden und deine Zeit einfach unter Kontrolle zu haben.
Vielen Dank an Philipp für den offenen Austausch und deine Begeisterung. Es war mir eine Freude, dich als Gast in der ersten Folge des neuen Wentiquattro Format 24Stories begrüßen zu dürfen!
EMPFEHLUNG: Philip hat mich dieses Jahr bereits als Gästin in seinen Podcast „THE BETTER VERSION“ eingeladen. Hier erfährst du noch mehr zum Thema Zeitplanung und Produktivität.
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