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Ein Notizbuch – viele Perspektiven

Vor einigen Jahren habe ich bei einem Seminar verschiedene Zeitmanagement-Techniken kennengelernt. Ich erkannte aber erst später ihr Potential. Diese Techniken ermöglichen es dir, deine Zeit besser einzuteilen, deine Aufgaben besser zu planen und deine Erfolge bewusster wahrzunehmen.

Zeitmanagement-Techniken

Jetzt kannst auch du diese Techniken ganz einfach lernen

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Die Eisenhower-Matrix

…ist ein Klassiker unter den Zeitmanagement-Techniken. Hier erkläre ich dir in wenigen Minuten, wie du die Eisenhower-Matrix für dich am besten nutzt und beginnst, Prioritäten zu setzen.

So arbeitest du mit der Eisenhower-Matrix:

Mit der Eisenhower-Matrix teilst du deine Aufgaben in vier verschiedenen Kategorien ein.

  • Wichtig und dringend.
    Diese Aufgaben Müssen von dir und zeitnah, innerhalb des selben Tages, erledigt werden.
  • Wichtig und nicht dringend.
    Diese Aufgaben bringen dich deinen Zielen näher. Lege den Fokus auf diese Tätigkeiten. Schiebe sie nicht hinaus. Die Herausforderung ist, dass diese Aufgaben meist keine unmittelbare Frist haben.
  • Dringend und nicht wichtig.
    Diese Aufgaben lenken dich ab. Sie bringen dich deinen Zielen nicht näher. Leider müssen diese Aufgaben trotzdem erledigt werden. Achte gut darauf, dass diese Aufgaben nicht die Überhand gewinnen.
  • Nicht dringend und nicht wichtig.
    Lass liegen oder delegiere sie.

Die schwierigste Kategorie ist die Nummer 2. Hier kommen Tätigkeiten rein, die dich langfristigen Zielen näher bringen und die du nicht aus den Augen verlieren solltest.

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Das Timeboxing

…ist eine einfache und sofort anwendbare Technik aus dem agilen Projektmanagement. Schau rein und lerne in wenigen Minuten diese Technik.

So funktioniert das Timeboxing:

  • Nimm eine Aufgabe aus der Eisenhower-Matrix und antworte auf die Frage:
    Wie viel Zeit brauchst du, um diese Aufgabe zu erledigen?
  • Mach dir die benötigte Zeit bewusst.
  • Weise der Aufgabe ein festes Zeitfenster im Wochenkalender zu.
  • Wiederhole das für alle deine Aufgaben, auch wenn im Laufe der Woche neue dazukommen.
  • Du bist gerne kreativ? Dann zücke Buntstifte oder Marker und fülle deine Zeitfenster farbig aus – so erkennst du noch schneller deine Prioritäten.
  • Markiere am Ende des Tages, ob du die Aufgabe erledigt, teilweise erledigt oder gar nicht erledigt hast.

Der Wochenkalender ist bewusst undatiert und ohne vorgegebene Uhrzeiten, damit du jederzeit loslegen kannst. Du weißt den Boxen Uhrzeiten zu, die für dich am besten sind. 

Dank des Timeboxings kannst du eine Woche vorausplanen, freie Zeitfenster besser erkennen und alles planmäßig abarbeiten. Zudem hast du gleich eine einfache Kontrolle, ob du die Aufgaben erledigt hast.

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Die Erfolgsrückschau

Positive Ergebnisse und Erfolge geraten leider viel zu schnell in Vergessenheit. In Erinnerung bleiben meistens nur die Fehler, Unzufriedenheit und das was noch zu tun ist. Aus diesem Grund habe ich in Wentiquattro die Erfolgsrückschau eingebaut. So endet jede Woche mit positiven Gedanken.

So funktioniert die Erfolgsrückschau:

  • Fülle jede Woche drei kurze Abschnitte aus: .
  • Mache dir bewusst, was du leistest, und setze diese Argumente für dich gewinnbringend ein.

Wie war deine Woche: Wie in einem Tagebuch machst du hier einen kurzen Rückblick.

Deine Erfolgsliste: Schreibe hier deine positiven Erfolge und Ergebnisse auf. Du wirst erstaunt sein, was du nach einer Woche alles geschafft hast. Diese Punkte kannst du in erster Linie für dich selbst nutzen, dann aber auch für Mitarbeitergespräche, Vorstellungsgespräche oder andere wichtige Gelegenheiten.

Das nehme ich mir vor: Hier kannst du deine Ziele für die kommende Woche aufschreiben. Du richtest so schon den Fokus auf das, was du dir vornimmst.

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