24Stories Folge 1: Giulia Cestaro

Ich bin Giulia, 30 Jahre alt und vor einigen Monaten bin ich Mutter geworden. 

Als Projektmanagerin erforderte die Verwaltung mehrerer paralleler Projekte schon immer eine hervorragende zeitliche Planung. Bei der Arbeit bin ich grundsätzlich gut organisiert, ich plane die verschiedenen Aufgaben und Termine mit Tools wie Trello und Outlook Calendar, sodass ich agil und vor allem effizient arbeiten kann.

Milestones und Deadlines in Projekten sind eine Form von Timeboxen für mich. Produktiv zu sein, am Ende des Tages mehrere Aufgaben erledigt zu haben, zu sehen, wie die Anzahl der zu bearbeitenden E-Mails sinkt, Projekte abzuschließen – das ist für mich das A und O, um zufrieden nach meinem Arbeitstag nach Hause zu gehen.

Allgemein im Alltag war ich, vor dem Mutter werden, überhaupt nicht so strukturiert. Das Mutter sein hat mich dazu gebracht, noch mehr über Zeitmanagement nachzudenken, was mich vor neue organisatorische Herausforderungen stellt. Außerdem ist der Job einer Mutter nicht immer so sichtbar, was mir am Anfang einige Schwierigkeiten machte, da ich mich nicht so „produktiv“ fühlen konnte.

Tägliche Haushaltsführung, Zeit für das Baby, Essensvorbereitung, aber auch Zeit für mich selbst, Training oder die Weiterbildung, die Teilnahme an Webinaren sowie Videomeetings sind nur einige der Herausforderungen und Themen, die mich beschäftigen.

24 ist die Anzahl der Stunden, die wir alle haben, und für alle Menschen bedeutet Zeit eine begrenzte Ressource. Für mich ist Wentiquattro ein Werkzeug für ein effektiveres Zeitmanagement. Das bringt Qualität in die Zeit. Zeitmanagement ist herausfordernd und eine Art, die mit der Zeit erlernt werden muss. Meiner Meinung nach muss jeder seine eigenen Methoden und Werkzeuge für ein optimales Zeitmanagement finden und anwenden.

Ich nutze das Buch nun seit ein paar Monaten um meine täglichen Aufgaben zu verwalten, die Woche zu planen und die verschiedenen Tasks zu verteilen, ohne meine Tage zu sehr zu überladen. Mein aktuelles Ziel ist, die Tage flüssig ablaufen zu lassen (smoothen up daily life).

Bei der Arbeit habe ich immer hervorragende Ergebnisse erzielt, wenn ich vor dem operativen Teil eines Projekts eine sorgfältige Planung durchgeführt habe.

Eine gute Planung erfordert ein gewisses Maß an Ruhe, Zeit und Erfahrung. Mit Wentiquattro hatte ich erst einmal die wertvolle Gelegenheit, mir die Zeit zu nehmen, meist am Sonntagsabend, um die kommende Woche so gut wie möglich zu planen, was ich rund um das Haushalt und die Familie zu tun habe.

Sich Zeit zu nehmen ist nicht immer etwas Selbstverständliches, besonders als Mutter. Ich liebe Technologie und schätze verschiedene digitale Tools sehr. Aber sich die Zeit zu nehmen, um zu schreiben, ist wirklich eine Tätigkeit, die ein gewisses Niveau an Aufmerksamkeit erfordert, das die digitalen Medien oft nicht bieten, weil sie zu „schnell“ sind, wo es oft Unterbrechungen und Benachrichtigungen gibt.

Mit Wentiquattro fühle ich mich „fast gezwungen“ über die Organisation der verschiedenen Aufgaben nachzudenken. Nicht nur, wann sie zu machen sind, sondern auch wie sie zu machen sind und welches Gewicht sie in der Woche haben. Ich denke, dass die Art der Prioritätensetzung etwas ist, das jeder meistern muss. 

Ich hatte häufig die Tendenz, alle meine Aufgaben in einem kurzen Zeitraum zu konzentrieren, oder sogar Multitasking zu praktizieren. Aber Zeitdruck beeinflusst die Qualität der (Frei)Zeit. Ich denke, Multitasking führt oft zu einer geringen Produktivität. Stattdessen, durch das aktive Zeitmanagement, habe ich gelernt, Routinen zu etablieren, die echte „zeitsparende“ Tricks sind. Ich habe gelernt, eine Makro-Vision und damit eine Makro-Organisation meiner wichtigsten Tasks zu haben.

Ein weiterer wichtiger Aspekt, den ich mit Wentiquattro meistern konnte, ist das Fortschrittsmanagement. Klar zu sehen, was man erreicht hat, und messen zu können, welche Erfolge man erzielt hat oder was noch offen ist, lässt einen über seine Fähigkeiten und Erfolge nachdenken und auch darüber, was verbessert werden kann.

Bei Wentiquattro nehme ich mir am Ende der Woche die Zeit, um zu überprüfen, was ich geschafft habe. Es ist das schriftliche Festhalten, das mich erfreut und es mir ermöglicht, sogar den einfachsten Handlungen des Tages ein Erfolgsgefühl zu geben.